秘書の仕事 – 経営幹部を補佐するのでコミュニケーション能力も大事

秘書の仕事内容

秘書と言えば、「社長秘書」を思い浮かべる人が多いのではないでしょうか。社長のスケジュールを管理し、取引先と連絡を取ったり社長と一緒に同行したりといった姿を想像しますね。

しかし、実は秘書には医療関係を補佐する「医療秘書」、政治家を補佐する「政治秘書」、弁護士等を補佐する「法律秘書」と色々な秘書が存在します。

スケジュール管理

主に社長のスケジュールを管理します。仕事が重ならないように、重要な仕事は漏らす事が無い様に、細心の注意を払って効率の良いスケジュールを立てて行きます。

もし、社長に泊りがけの出張がある時には、切符・航空券や宿の手配も秘書の担当となります

電話やメール、来客の対応は丁寧に

社長宛ての電話やメールを一旦は秘書が受け取り、上司に繋ぎます。マナーの良さは秘書に取って不可欠なものです。来客時もまず秘書が対応し、部屋へお通ししてお茶等をお出ししてから上司を呼びます。

秘書は社長と周囲、又は取引先とを繋ぐのが役割です。秘書が良い人間関係を築いていれば、取引もスムーズになる事が多く、その役割は大きなものです。コミュニケーション能力はもちろん、仕事に対しても専門的な知識を持って周囲や取引先との会話を上手に進める事が大切です。

社長の身の回りの整頓

上司が仕事をし易い様に、絶えず書類や部屋の整頓を心掛け、上司が気持ち良く仕事を進められるように、細やかな気遣いが出来る事も秘書の条件です。

語学力が必要なことも

グローバル化が叫ばれる昨今、英語は出来て当たり前という事になっています。又、海外との取引では語学力だけでなく、相手国の文化も知る必要があります。

そういった仕事の背景を掴んでこそ、上司を上手くサポートすることが出来るのです。

秘書になるには

秘書になる為に必須になる資格はありませんが、秘書を目指す人の多くが、また就活中の女性は「秘書技能検定」や「CBS検定」といった資格を取っています。

資格は絶対必要なものではなく、秘書は社員の中から選ばれる事も多いですが、資格を持っていれば、秘書に不可欠なビジネスマナーを備えていると見なされ、優遇されることもあります。

資格情報については、姉妹サイト「資格の門（秘書検定、CBS検定）」を参照して下さい。

秘書の活躍の場

一般企業に就職して社長秘書や役員秘書として働くのが一般的ですが、冒頭でも言いましたが病院で働く「医療秘書」、政治家のサポートをする「政治秘書」、弁護士事務所などで弁護士のサポートをする「法律秘書」など様々な分野で活躍することができます。

秘書の仕事の探し方

中途採用の場合、大手企業であれば「リクナビネクスト」などの求人サイトを利用しましょう。地元の中小企業であれば、ハローワークに行って求人を探した方が手っ取り早いです。

秘書の求人は一般事務職に比べると求人数は少ない割に、若い女性を中心に人気のある職種になるので、採用倍率はそれなりに高いです。

秘書の給料

秘書の平均年収は約400万円です。

会社員の平均年収が約420万円と言われているので平均よりも下回ります。しかし、秘書の多くは女性で女性の平均年収が約280万円なのを考えると、女性の中ではかなり高収入の仕事と言えるでしょう。

秘書のQ&A

男性は秘書になれないの？

テレビドラマで映画などで出てくる秘書ってほとんどが女性ですよね。実社会においても秘書の多くが女性です。

女性秘書が多い理由はいくつかありますが、スケジュール管理や文章作成など細々した作業は男性よりも女性の方が適性力があるからです。あとは見栄え的にもむさ苦しい男性よりもスマートで上品に見える女性を横に置いていた方が取引先から好かれるという点も挙げられるでしょう。

職種においても男女差別をすることは男女雇用機会均等法により禁止されているので、男性でも秘書になることは出来ます。議員秘書などより高度な知識が必要な秘書は女性よりも男性の方が向いているという意見もありますので、男性だからと言って秘書になることを諦める必要はありません。

ただ、一般企業においては法律があるとはいえ、女性が採用されやすい傾向が強いので男性秘書になるにはそれなりのハードルを越えなければいけません。